Регистр движения трудовых книжек и вкладышей

Регистр движения трудовых книжек и вкладышей

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина, трудовая книжка выдается при выполнении работы и хранится у работодателя. Все движения этого документа необходимо фиксировать в специальном регистре: трудовой книжке / журнале трудовых книжек. Как и в случае с самими трудовыми книжками, к ним необходимо включить вкладыши.

Законодатель не различает организации по объему финансового оборота или количеству сотрудников – обязанность вести реестр записей сотрудников одинакова для крупной корпорации и для малого предпринимателя со скромным персоналом.

Следует помнить, что проверка, проводимая Инспекцией труда, начинается с проверки обязательных регистров, в том числе книги / журнала движения документов сотрудников. Его отсутствие связано с наложением значительного штрафа – от 30 до 50 тысяч. руб.

Книгу можно хранить в типографском виде или приобрести в специализированных магазинах. Организация имеет право использовать самостоятельно созданный реестр, но он должен содержать все необходимые атрибуты.

Принцип организации учета

Наряду с обязательством вести установленный реестр, компания должна правильно организовать этот процесс. Для этого приказом, оформленным по штатной форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ИП, бухгалтер или секретарь. Положение определяет действия, которые должно выполнять лицо, ответственное за ведение трудового учета, и порядок передачи обязанностей в случае временного отсутствия.

При замене лица, назначенного в Распоряжении вести регистрационный журнал, необходимо соблюдать следующую процедуру:

    составить акт приема-передачи хранящихся на предприятии трудовых книжек и вкладышей (в том числе бланков); Оформите новый приказ о назначении уполномоченного сотрудника.

В законе также должно быть отражено количество трудовых книжек людей, которые ранее были уволены из компании, но не забрали свои документы во время передачи-передачи.

Оформление книги учета

Регистр занятости необходимо вести в течение всего срока существования хозяйствующего субъекта, поэтому регистр должен быть правильно заполнен:

    вложить журнал в жесткий переплет; нумерация по возрастанию; Сшейте книгу и заклейте ее сургучом или одноразовой пронумерованной печатью. К последней странице журнала прикрепляется скоба с двух сторон – изнутри и снаружи.

Количество листов указывается на задней обложке на липкой бумаге и подтверждается визой менеджера.

Правила заполнения регистра

В трудовой книжке должно быть 13 столбцов, каждая из которых имеет свое назначение:

    в графе 1 указывается порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без разделения);

Стоит знать, что при получении сотрудником трудовой книжки запись делается в две строки и каждый документ указывается отдельно. Если у сотрудника уже есть вкладыш в трудовую книжку, в журнал заносится только исходный документ.

Графы 2-4 – дата (число / месяц / год) приема на работу гражданина, фигурирующего в назначении, вводится арабскими цифрами; Графа 5 – фамилия, имя и отчество держателя трудовой книжки / вкладыша, без сокращений. Графа 6 – порядковый номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для бланков, изданных в 1938–1973 годах, книжные номера не приводятся, в столбце ставится прочерк. Для документов выпущенных с 1974 г. и самый последний – с 2003 г. дается двузначный набор букв (AT, TC или VC) и семизначный номер; Колонка 7 – Должностные обязанности нанятого сотрудника или его должность, установленная планом учреждения. Графа 8 – название отдела или отдела, в котором работал сотрудник (согласно списку сотрудников) Колонка 9 – Дата и номер наряда на работу. Графа 10 – подпись ответственного сотрудника о принятии брошюры / вкладыша. Графа 11 – сумма, уплаченная работающим гражданином за предоставление бланка трудовой книжки / вкладыша;

Читайте также:  Освобождение от транспортного налога в 2021 году: кто освобожден от его уплаты

Важно: организация может издать акт местного законодательства, который не взимает плату за регистрацию трудовой книжки с вновь нанятых сотрудников.

Графы 12-13 заполняются в случае увольнения. В графе 12 заносится дата возврата трудовой книжки, а в графе 13 бывший сотрудник должен подписать квитанцию ​​о получении документа.

В некоторых случаях столбцы 12–13 содержат информацию о том, когда бывшему сотруднику отправляется заказным письмом уведомление о необходимости получения документа о трудоустройстве. Это тот случай, если уволенный сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку или не может это сделать по иным причинам.

Если после вызова по почте гражданин отказывается от получения трудовой книжки лично, анкета отправляется ему по почте.

Если в журнале допущена ошибка

Порядок заполнения трудовой книжки не сложен, но не исключает возможность опечатки или ошибки при вводе данных. Рекомендуется исправить неточности одним из двух способов:

    Вычеркните неправильную строку и, если есть свободное место, введите правильную информацию. Должность и имя сотрудника, внесшего изменения, также аннотируются, что подтверждается его подписью; Оставив неправильную строку и отметив под ней, что предыдущая запись недействительна. Введите в него правильную информацию.

Реестр форм занятости ведется в течение всего срока существования юридического лица. Если все имеющиеся в книге листы заполнены, необходимо заполнить журнал:

    первая (титульная) страница должна содержать даты начала / окончания данной книги, подтвержденные подписью ответственного лица; полностью заполненный дневник отправляется в архив, где хранится 75 лет.

Если при ведении кадровой документации используется неоднородная форма трудовой книжки / вкладыша, а ее содержание не адаптировано к требованиям регламента, используемый журнал следует прекратить и создать новый.

Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

Зачем нужен журнал учета

Трудовая книжка по-прежнему остается основным документом в профессиональной деятельности. Все чаще говорят о том, что пора переходить на электронную версию документа – чтобы идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока этого не произошло, вопрос в том, что такое трудовая книжка и нужно ли ее вести.

Читайте также:  Ипотечные книги / Федеральный закон; Об ипотеке (залоге недвижимости)

Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме на работу и увольнении – таким образом вы подтверждаете стаж работы и эффективность работы человека в целом. В данном случае речь идет о работе по основному месту работы, потому что бухгалтерские книги ведет основной работодатель самостоятельно.

Этот стандарт является обязательным и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, ведение учета хода работы в бюджетных учреждениях обязательно, как в обществах с ограниченной ответственностью или обществах с ограниченной ответственностью.

Правительство определяет не только вид самих трудовых книжек, но и порядок их работы в соответствии со ст. 66 ТК РФ. Подробное регулирование данного вопроса содержится в Постановлении Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (в редакции от 31 октября 2016 г.).

Кто и как заполняет

Все зависит от кадрового состава. Например, если есть отдел кадров, бухгалтерией будет заниматься сотрудник отдела кадров, а при отсутствии сотрудника отдела кадров – бухгалтер. Если некому взять на себя ответственность, так это самому менеджеру. Если вы впервые видите подобный документ, наша трудовая книжка поможет вам понять, как его заполнять, и вы можете скачать шаблон в конце статьи.

На практике при его заполнении вопросов не возникает, поскольку столбцы очень простые и понятные. Записи делаются разборчиво от руки. При приеме на работу необходимо придерживаться пятидневного срока пополнения книги. Самое главное, что подпись сотрудника при увольнении является доказательством своевременного выполнения обязанности по выдаче документа.

Листы зачетной книжки должны быть пронумерованы и подтверждены подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как сшить трудовую книжку, мы расскажем немного ниже.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

В трудовой книжке (бесплатный шаблон которой можно скачать в конце статьи) есть:

    титульная страница; Основная часть, где делаются записи.

Название диаграммы предельно простое, ошибиться при вводе данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. Номера столбцов указаны в скобках:

Шаг 1. Введите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты ввода. Введите их.

Шаг 3. Теперь вам нужно ввести данные владельца (5). Пожалуйста, помните, что полное имя и фамилия должны быть написаны полностью, без сокращений до инициалов! В противном случае вы получите выговор за журнал от проверяющих организаций.

Шаг 4: В следующей ячейке (6) введите информацию о трудовой книжке: серию и номер. Если у вас есть вставка, вы также должны указать ее данные.

Читайте также:  Как правильно попросить банк отсрочить возврат кредита? Решение проблемы без штрафных санкций и разрушения кредитной истории

Шаг 5: В следующих ячейках (7 и 8) введите информацию о должности и отделе, в котором работает сотрудник. Формулировка должна быть такой же, как в заказе на аренду. Недопустимо, когда в журнале написано «отдел кадров» и «отдел кадров».

Шаг 6. Затем введите данные рабочего задания (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна быть подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своего рода рудимент – сегодня ни у кого нет денег на книжные бланки и вкладыши. Но если это ваш случай, напишите сумму.

На этом начинка заканчивается. Остальные ячейки заполняются при увольнении сотрудника – в последний день его работы.

Инструкция по заполнению при увольнении

Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) введите дату последнего дня работы сотрудника.

Здесь есть важный момент. Если в этот день сотрудник отсутствует, напишите ему уведомление о том, что он должен явиться в организацию за трудовой книжкой или согласитесь на ее отправку. Затем прикрепите копию письма и копию платежа и запишите карандашом реквизиты уведомления. Если сотрудник должен явиться лично, чтобы забрать документ, напишите ручкой текущую дату. Если он согласен на перевод (обязательно в письменной форме!), Введите данные из сопроводительного письма. Если работник вообще не отвечает, то сделанную карандашом запись следует оставить, а трудовую документацию хранить 75 лет – это требуется п. 43 Положения ПП № 664 от 16 апреля 2003 г. и п. 664 г. График Министерства культуры № 558 от 25 августа 2010 г.

Шаг 2 Наконец, последняя ячейка (13) предназначена для подписи бывшего сотрудника. Если он отказывается подписывать, составляется правовой акт. Его необходимо прикрепить к бортовому журналу и хранить в нем все 75 лет.

Где приобрести

Трудовая книжка, образец которой мы приводим в статье, находится в свободной продаже. Его может приобрести любой желающий. Альтернативный вариант – заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть скреплена скобами и запечатана. Это делается для того, чтобы не менять листы и не снимать их. В качестве пломб используется фольга или сургуч, а пломбирование осуществляется любым удобным для специалистов способом.

Сколько хранить

Максимально возможный срок хранения 75 лет.

Оцените статью
Добавить комментарий