Как оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Согласно ТК РФ (статья 66), основным личным документом, подтверждающим трудовой стаж и стаж работы гражданина, является трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки имеет такую ​​же юридическую силу, что и оригинал, и практически идентичен его содержимому, за исключением неправильных или невосстановимых записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Право на получение дубликата трудовой книжки, независимо от причин его уничтожения или утраты, предоставляется в силу закона каждому гражданину, имеющему трудовую книжку.

Копия на замену может быть выдана в нескольких случаях.

1 случай. Основная (первичная) форма теряется самим владельцем. Гражданин, утративший его, подает письменное заявление по месту последней работы. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит дубликат. В течение 15 дней организация-работодатель оформляет заменяющий документ, содержащий информацию о стаже работы и занятости сотрудника, до того, как он приступит к работе в последней организации.

2 случай. Этот документ нельзя использовать по некоторым причинам. Если он был поврежден в результате уничтожения или небрежности, гражданин получает дубликат по последнему месту работы. Использованный оригинал помечается отметкой о выдаче заменяющего экземпляра, его серии и номере.

3-й случай. На предприятии массово теряются трудовые книжки. К возникновению такой чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, в том числе стихийные бедствия и технологические аварии. Для соответствующих работников стаж работы будет определен на основании акта специальной комиссии при региональном исполнительном органе.

4 случай. Исходная форма содержит информацию, которая впоследствии оказалась недействительной. При обнаружении такой документации (перевод, увольнение) гражданин подает заявление по месту работы на получение копии без недостоверных фактов. Запрошенный документ составляется без указания неверной информации, оригинал аннотируется дубликатом передачи, а оригинал возвращается владельцу.

5 примеров. В оригинальной копии записано отстранение от работы в связи с незаконным осуждением. Факт недействительности протокола подтверждается оправдательным приговором гражданина или постановлением о прекращении (уголовного) дела. Записи с официальным объявлением недействительности в выпущенную версию не входят.

Важно: в случае, если после того, как дубликат был составлен вместо утерянного документа, оригинал будет найден, дубликат будет считаться единственным официальным подтверждением для целей расчета занятости и стажа работы. Бланк замены обязательно заносится в книжку, поэтому в дальнейшем будет использован для расчета стажа работы. Оригинал необходимо сохранить для подачи в систему социального обеспечения при подаче заявления на пенсию.

Документы для указания записей о стаже

Допускается оформление трудоустройства документами в виде договоров, соглашений, приказов. В качестве подтверждения занятости также принимаются справки о заработке, членские билеты профсоюзов или кооперативов. Однако они должны содержать ссылку на официальные взносы, сделанные из этих доходов.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа работы будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления переводов застрахованным лицом.

Выписки компании за отработанный период должны содержать регистрационные номера и даты приказов о действиях в отношении работника (прием на работу, увольнение).

Вся информация, касающаяся стажа работы, должна быть подписана уполномоченным специалистом компании или руководителем отдела кадров, а затем подтверждена печатью компании.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральный директор “Alfa” Sp. z o. o.
Николаев А. А.
Петрова Анна Ивановна,
Инженер отдела закупок

Читайте также:  Как правильно попросить банк отсрочить возврат кредита? Решение проблемы без штрафных санкций и разрушения кредитной истории

Из-за потери записной книжки, пожалуйста, дайте мне копию записной книжки.

Для выдачи дубликата перед началом работы в ООО «Альфа» я предоставляю информацию о предыдущих вакансиях:

1) ООО «Вега» (Самара), ориентировочный период трудоустройства 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (Самара), ориентировочный период трудоустройства 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А. И. (Ульяновск), ориентировочный период трудоустройства 2009-2012 гг.

Изготовлен дубликат трудовой книжки.
Серия ТК № _____________________
«______» ________________ 2017 г.
_________________________________
подпись сотрудника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов осуществляется в соответствии с ПП РФ в журналах трудового учета (16.04.2003 г. № 225), в частности Правилами их хранения и хранения и Инструкцией Минтруда и социальной защиты. Обеспечение заполнения трудовой книжки (10.10.2003 г., Положение № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок изготовления дубликата трудовой книжки определяется законодательством и включает в себя следующие этапы:

По последнему месту работы для получения заменяющего документа это касается лица, потерявшего трудовую книжку.

    Руководство предприятия выдает заказ в соответствующее подразделение на изготовление дубликата. Заявитель должен прочитать и подписать заказ. Специалист работодателя собирает информацию о трудовой книжке кандидата. Дубликат формы трудовой книжки выдается на основании действующих норм. Сведения о выданном дубликате в обязательном порядке регистрируются в реестре учетных форм. Подготовленную копию поступающий получает после подписания квитанции в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Выпущенная форма должна отражать информацию, содержащуюся в исходной версии, в том числе:

    персональные данные о гражданине; информация о занятости до начала деятельности по месту последней работы; информация о наградах, переводах, увольнениях; ссылка на основы всей деятельности.

В названии нового экземпляра (в правом верхнем углу) стоит штамп «Дубликат». Также сюда добавляется информация о гражданине из паспорта или ID-карты, которая не может быть просрочена в день заполнения.

Данные о рождении гражданина даются полностью (без сокращений), также должны быть указаны отчество, имя и фамилия. Диплом или аттестат служит источником информации об образовании и специальностях сотрудника. В случае, если гражданин не завершил свое образование, зачисление будет производиться на основании информации из школьного или академического буклета. Получатель лично заверяет информацию на титульном листе, а специалист отдела кадров ставит дату исполнения и свою подпись вместе с печатью предприятия (отдела кадров).

Важно: раздел «Информация о вакансии» начинается с записи, отражающей общий стаж работы сотрудника до приема на работу до последнего места работы. Не уточняется, в каких организациях в прошлом и в течение какого периода работал гражданин.

Кроме того, стажировки на определенных должностях фиксируются в установленном порядке в графах 1-4 соответственно:

    номер записи (по порядку); день присоединения к организации; название компании и должность, на которую был принят сотрудник; указание оснований для внесения записи в графе 3 (при приемке).

Информация о переводе на другую должность в той же организации (если применимо) осуществляется аналогичным образом.

После ввода вышеуказанной информации в графы 1-4 заполняются данные об увольнении, включая порядковый номер записи, дату увольнения, на основании какого закона (постановления) работник был уволен и документ об увольнении. на основании чего сделана запись (об увольнении). Заполненное поле необходимо заверить подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, а затем поставить печать организации-работодателя.

Читайте также:  Иск о возмещении оплаты труда: шаблон

Все записи вводятся в соответствии с документами, предусмотренными для каждого типа прошлой занятости. Информация не передана в форму, если отсутствует полная информация о одном из периодов. В разделе «Информация о призах» данные о ранее принятых призах и стимулах вводятся только после получения подтверждения документов.

Это важно! Книга труда – это особая форма учета. Поэтому издание нового документа записывается в специальной книге, и ранее зарегистрированная форма удаляется из книги вместе с следующей (второй) записью.

Какая плата взимается за выдачу документа

С просьбой к дублированию книги работы гражданина превращается на предприятие, которое является его последней работой. Не важно, было ли выпущено в день подачи заявления или по-прежнему работает в компании.

Компания имеет право оплатить оплату за выдачу заместителя документа на сумму, соответствующую расходам на приобретение новой формы.

Плата не загружается, если:

    Форма была повреждена не из вины гражданина, подающего заявление; Бланк (титул) был заполнен неправильно Компания утратила книгу рабочего рекорда сотрудников из-за чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выпуск формы замены на месте ранее использовал, всегда происходит только в виде дубликата. Если гражданин дает оригинальную книгу работы, он может получить новую книгу работы. Эта ситуация приемлема только при первой записи на работу.

Следует учитывать, что документ будет содержать информацию о трудоустройстве и стажировке работы только с даты начала работы в компании, которая выпустила новую форму.

Рабочая тетрадь обслуживает не только как подтверждение факта занятости гражданина, но также является гарантией расчета пенсий в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения замещающего документа для уничтоженной или потерянной копии, стоит обрабатывать собственную книгу для занятости с должной осмотрительностью и вниманием. Сбор информации о существующей занятости может быть не только потребляющей трудоемкой, но по разным причинам это может быть неполным, что в конечном итоге повлияет на сумму запросную пенсию.

Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам

Профессиональные персональные услуги не продлеваются до необходимости выпустить дубликатную книгу рабочих записей. Вот почему давайте поговорим о нюансах, о которых вы не должны забывать в любом случае.

В трех случаях может потребоваться новая рабочая тетрадь: документ был потерян или очень поврежден работником, потерянным работодателем в результате стихийного бедствия или протокола выпуска / передачи в другую позицию считается недействительным.

В каждом из этих случаев выполнение дублирующегося книги рабочих записей в случае потери или в соответствии с решением суда опирается на плечи последнего работодателя. Если специалист отказался от работы с вами и необратимо повредил документ, прежде чем ему удалось сделать в новой позиции, вы возьмете свою задачу восстановления. Если сотрудник уже договорился с вами на работу, и только тогда он сообщил о повреждении – теперь это также ваш бизнес.

Примером заполнения дубликатовки записей занятости можно легко найти на каждом веб-сайте специалиста. Открывая новую форму, напишите на заголовке страницы «Дубликат». Помните: Общие требования к его исполнению такие же, как в случае оригинального документа. Они находятся в правилах работы и хранения регистрационных карт работы, утвержденные правительством Федерации Росийски (резолюция № 225 с 16 апреля 2003 г.).

Читайте также:  Ипотечные книги / Федеральный закон; Об ипотеке (залоге недвижимости)

Работодатель обязан выдерживать дубликатную книгу работы в течение 15 дней со дня подачи заявления сотрудником (§ 31 правил процедуры).

Основные различия касаются раздела «Информация о работе»: в первую очередь в дубликате должна быть общая работа полного работника – количество лет, месяцев и даже дней, которые человек работал, прежде чем вступить в последнее место. А ниже вы должны ввести отдельные периоды его работы, указав порядковый номер записи, дату работы, занимаемую должность и т. Д.

Contour-Personnel ведет учет всех видов стажа работы и мгновенно рассчитывает стаж работы сотрудника на каждый день.

Следует помнить, что каждая запись должна подтверждаться соответствующим документом или справкой. В случае утери книг на рабочем месте из-за обстоятельств непреодолимой силы засчитывается стаж работника в месте, утвержденном специальной комиссией. Также на основании его решений рассылаются запросы предыдущим работодателям. Если работник виноват в потере работы, он должен сам запросить необходимые справки со всех рабочих мест, но правила настоятельно рекомендуют работодателю помочь ему в этом. Форма заявки необязательна. Сколько организаций – столько запросов.

Трудности начинаются, когда предприятие, на котором работал человек, больше не существует или было реорганизовано. В этом случае запросы следует направлять в территориальный архив или компанию-правопреемницу. Исходными документами могут быть сертификаты, выписки по заказам, личные файлы или личные карты, личные счета, платежная ведомость и т. Д.

Прежде чем попросить вашего предыдущего работодателя предоставить личные данные вашего сотрудника, вы должны получить его письменное согласие.

Если представленные документы не содержат всей необходимой информации, в дубликате фиксируются только факты, указанные в этих документах.

Многие менеджеры по персоналу совершают серьезную ошибку: за основу указывают исходный документ – приказ о приеме на работу / увольнении / переводе. Однако обратите внимание, что вы можете ввести только документ, который вы видели лично, например, справку или выписку из приказа, полученного с предыдущего места работы сотрудника. Только самая последняя запись может быть заверена печатями, предыдущие записи просто вводятся в соответствии с условиями.

Если необходимо оформить новый документ, потому что одна из записей признана недействительной – сделанной по ошибке или признанной судом незаконной, специалист кадровой службы готовит дубликат трудовой книжки на основании оригинала.

Никто не застрахован от потери документов, поэтому есть возможность сделать ксерокопии документов сотрудника и заверить их заранее. Это не займет много времени и значительно упростит их обновление при необходимости.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку новостей, и мы поможем вам разобраться в юридических требованиях, посоветуем, что делать в спорах, и научим вас, как зарабатывать больше денег.

Оцените статью
Добавить комментарий